今天要跟大家分享我在聯成電腦學習到的密技是有關於Word的撇步，叫做 合併列印
合併列印通常是搭配著E-mail來使用，在國外比較流行也是一種趨勢，但在台灣就比較少人再用所以也比較不流行
即使要使用合併列印也不是搭配著E-mail來使用，而是列印出來使用
那甚麼是合併列印，合併列印是指 兩份文件 合併成一份 再列印出來
使用的地方又是在哪裡呢??
舉例來說
在年終 尾牙的時候 在宴請 員工 客戶 廠商 時 所發出的邀請函 其實 邀請函內文的格式 內容都是一樣的
差別就在所邀請對象的姓名而已，這時候我們只需要在Word或Excel中預先準備好 員工 客戶 廠商的名單(姓名 地址 電話...等等)
在叫電腦針對名單上的資料一個一個比對填入到邀請函的內容裡面，這樣就不必我們費工費時慢慢打字填入 員工 客戶 廠商的資料
而是叫電腦幫我們代勞了，如果客戶名單換是Outlook的通訊錄 就可以搭配著E-mail來寄發使用了 而且也不用郵票
省時 經濟 又 便利 何樂而不為呢?!
那麼今天用大家比較會用到的識別證來做合併列印的例子
首先我們要先做 名單來源 通常我們喜歡在Excel做名單來源 在這裡我們是要做一個資料的轉換
但是這時候會碰到一個難題 就是 識別證會有照片 而Excel是無法在表格內插入照片 但是Word可以
所以我們才會要在 Excel做名單來源 隨後做 資料的轉換 到 Word做處理
下面就一步一腳印的為大家示範如何操作以及講解操作的重點
第一步
在Excel把成員名單全選後另存新檔 檔案類型要選擇 "文字檔(Tab字元分隔)(*.txt)"
然後按是
這個就是資料轉換後的文字檔結果
第二步
再來就是把文字檔插入到Word中
步驟如下 : 在Word開一個新檔案 -> 選擇[插入]標籤 -> [文字]群組 -> [物件] -> 選擇 [文字檔]
這樣就完成了資料的轉換
在Word的顯示如下圖
第三步
全選全部文字(不含空白段落) -> [插入]標籤 -> [表格]群組 -> [表格/文字轉換為表格]
-> 設定 (欄數=6，新增第6欄給照片使用) -> [確定]
第四步
在照片欄中插入成員的大頭照，之後另存新檔關閉檔案
第五步
開新檔案 -> [郵件]標籤 -> [建立]群組 -> [標籤] -> [選項]
標籤樣式:Microsoft
標籤編號:A4(直向)
點選 -> 詳細資料
設定(名稱=自訂，頁面大小=A4，上邊界=1.35，側邊界=1.5，垂直點數=5.4，水平點數=9，
標籤高度=5.4，標籤寬度=9，橫向數目=2，縱向數目)
[確定] -> [確定] -> [新文件]
第六步
[郵件]標籤 -> [啟動合併列印]群組 -> [啟動合併列印/目錄] -> [選取收件者/從現有清單(之前存的Word檔)]
第七步
[郵件]標籤 -> [啟動合併列印]群組 -> [插入合併欄位/姓名，照片] -> [規則/Next Record] -> 將功能變數拷貝到其餘儲存格
-> 刪除第5列第2欄儲存格的[Next Record]功能變數
第八步
[啟動合併列印]群組 -> [編輯收件者清單] -> 設定(照片=非空白) -> [完成與合併/編輯個別文件] -> [確定]
上述就是利用合併列印來做出識別證或名片紙的格式，最後就看自己的需求是否要列印出來
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